I denna intervju med Torbjörn Lindgren går vi bortom visioner och tillväxtplaner och fokuserar istället på Software as a Service (SaaS) plattformen – Invono One i praktiken!
Hur hjälper plattformens olika digitala “moduler” entreprenörer och företagsledare att spara tid, minska risk och skapa struktur i bolagets viktigaste processer?
Att notera: nyemission pågår
EMISSIONENS FÖRSIDA TECKNA MED BANK ID HÄR »
Frågor & svar om:
✅ 1. Ägarmodulen
✅ 2. Emissionsmodulen
✅ 3. Mötesmodulen
✅ 4. Dokumentmodulen
✅ 5. E-signeringsmodulen
✅ Avslutande helhetsfråga
Intervjufrågor Torbjörn Lindgren om SaaS plattformen – Invono One
1. Ägarmodulen – kontroll och transparens i ägarledet
Kort introduktion: Ägarbilden är grunden i all bolagsstyrning. Invono One samlar aktiebok, ägarhistorik och ägarkommunikation i ett och samma system.
Intervjufrågor:
Många bolag upplever ägaradministration som både tidskrävande och riskfylld. Vad är det konkret i Invonos ägarmodul som gör vardagen enklare för entreprenörer med många aktieägare?
- Som entreprenör skapar du en ”one source of truth” som alla aktieägare har tillgång till i realtid. Om aktieägarna känner sig delaktiga och respekterade är också möjligheten till att de stöttar bolaget större om bolaget utsätts för utmaningar. Det handlar om att skapa ett klimat där alla känner att de ”sitter i samma båt”.
- Genom att digitalisera aktieboken i ett system som sammanbinder depåer för ägarna, ägarkommunikation och emissionshantering så säkerställs korrekthet, effektivitet och delaktighet.
Om du jämför hur ägarinformation hanteras “traditionellt” – i Excel, mejl och pdf:er – vad är den största skillnaden i trygghet och kontroll när man istället arbetar fullt ut i Invono One?
-
När man digitaliserar aktieboken i Invono One så får man hjälp i ett intuitivt gränssnitt att säkerställa att alla transaktioner matas in korrekt. Genom aktiedepåerna i Invono One får man även aktieägarnas ögon på transaktionerna så att alla har samsyn i det som registreras.
-
Aktieägarna, sköter sig själva i aktiedepåerna när de följer upp sina investeringar. De tar enkelt ut underlag till sig själva eller, om de investerat via bolag, sin revisor. Bolaget samlar all viktig kommunikation i aktieägarnas depåer (allt från stämmoprotokoll, årsredovisningar, VD-brev mm) och delar med sina i aktieägare. Inga mer kommentarer om att man bara kommunicerar när det är dags ta in kapital.
-
Genom att all grunddata och transaktionsdata om aktieägaren ligger lagrat i Invono One så går det att med ett knapptryck skicka ut helt personifierade mejl med uppgifter om aktieägarens ägda aktier, investerade belopp, pro rata i emissioner, utdelningsbelopp, kontonummer mm. Det här effektiviserar men gör också att aktieägaren känner sig sedd. Oavsett om du har 10 eller 1000 aktieägare.
2. Emissionsmodulen – från komplex process till strukturerat flöde
Kort introduktion:
Emissioner innebär juridik, kommunikation, administration och uppföljning – ofta samtidigt. Invono har byggt emissionsmodulen för bolag som vill genomföra kapitalanskaffningar korrekt och effektivt.
Intervjufrågor:
Vad är de vanligaste misstagen eller flaskhalsarna du ser när bolag genomför emissioner utan ett specialiserat system – och hur adresserar emissionsmodulen i Invono One just dessa problem?
Korrekthet är ett problem vi ofta ser. Nedan en lista på de vanligaste misstagen (utan inbördes prioritering) vi ser bolag göra:
-
Man har en massa missuppfattningar (begränsningar) om vad man får eller inte får lov att göra och att det är svårare än vad det är. På en till två timmars konsultation så klarar sig många kunder helt på egen hand i Invono One.
-
Man tror att bemyndigandet eller bolagsordningen är registrerat hos Bolagsverket.
-
Man glömmer att registrera emissionen i tid.
-
Man saknar korrekta formaliabeslut för emissionen.
-
Man ger ut aktieslag man inte har rätt att ge ut.
-
Bolagsordningen är dåligt uppdaterad efter de behov bolaget står inför idag och framöver.
-
Man underskattar tiden och arbetsinsatsen det tar att hitta, kommunicera med och övertyga nya investerare att investera i deras bolag.
-
Man har en teoretisk vilja i att värdera sitt bolag på en viss nivå men saknar insyn i hur det dels påverkar investerarnas vilja att investera dels hur en lägre eller högre värdering påverkar ägarnas långsiktiga ägande.
-
Man saknar en tydlig säljprocess för emissionen. Det här skiljer sig inte från annan typ av försäljning. Hur hittar jag kunden, hur skapar jag ett intresse, hur får jag kunden att ta till sig budskapet, hur stänger jag affären. Det är en salesfunnel och om man når 100 kunder så läser kanske 50 onepagern, 20 går vidare och lägger 5 minuter på att försöka förstå, 10 av dem ger det 30 minuter och sätter sig verkligen in i caset. 3 av dessa investerar – om de förstått, accepterat och vill.
-
Man glömmer att ta hand om investerarna när de väl blivit aktieägare.
För ett bolag som planerar flera emissioner över tid: hur skapar Invonos emissionsmodul ett långsiktigt värde, snarare än att bara lösa en enskild kapitalrunda?
-
Dels så effektiviseras hela processen och man säkerställer att allt blir korrekt utfört. Om man ger ut 200 poster i en emission så har vi exempel där man sparat in ca 250 000 kronor i minskad administration (konsultation).
-
Det blir enklare att nå ut till fler investerare och det blir enklare för investerarna att ta till sig av det emissionsmaterial som distribueras och att teckna aktier digitalt.
-
All historik runt emissionen är tillgänglig för både bolagets administratörer och för bolagets aktieägare. Aktieägaren hittar till exempel enkelt sin anmälningssedel, avräkningsnota och kvittens i sin aktiedepå.
-
Med den unika länkfunktionen i emissionsmodulen så kan bolagsledningen på ett spårbart sätt enklare sprida emissionen utan att det strider mot spridningsförbudet. Man får realtidssvar på vilka aktiviteter som ger resultat.
-
Om man köper in ett par konsulttimmar så får man lite nya perspektiv på alternativa förslag på kapitalanskaffning, långsiktig värderingstrappa och värderingssteg, införsäljningsmaterial, förberedelsematerial och formalia samt kanske bara uppmuntra för att bryta isen om man kört fast och behöver inspiration.
3. Mötesmodulen – effektivare styrelse- och ägarmöten
Kort introduktion:
Styrelse- och bolagsstämmor är centrala beslutsforum, men ofta administrativt tunga. Invonos mötesmodul är byggd för att skapa struktur, spårbarhet och bättre beslutsfattande.
Intervjufrågor:
Hur hjälper mötesmodulen entreprenörer och styrelser att gå från “administrera möten” till att faktiskt fokusera på innehåll, beslut och uppföljning?
-
Genom att strukturera möteskulturen i ett bolag så säkerställer man både möteseffektivitet och mötesresultat. Om ett möte är värt att hållas så är det värt att dokumenteras. Om man dessutom skriver under mötesprotokollet så har man gett mötets resultat en tydlig ackreditering.
-
Genom att använda en digitaliserad plattform så kan alla mötesdeltagare gå in i realtid och titta på historiska protokoll, delegerade uppgifter och dels hålla sig bättre uppdaterade dels enklare arbeta framåtriktat med rätt underlag tillgängliga.
-
Med vår mötesmodul Smarta Möten är allt digitaliserat ned till respektive agendapunkt och mötesdeltagarens personliga anteckningar. Det är dock möjligt för respektive deltagare att bara ta del av mötesunderlagen digitalt (via telefon, ipad, dator) och på mötet vara aktiv men låta mötes sekreterare dokumentera det som är viktigt i ett protokoll som granskas innan signering.
-
Med digitala bolagsstämmor så erbjuds aktieägare oavsett var de bor att vara med på bolagsstämmor i realtid och rösta på stämmofrågor i realtid. Det är det vi kallar demokratiskt hållna bolagsstämmor. Röstlängd och röstresultat räknas ut automatiskt. Effektivt och respektfullt.
-
Beslutsloggen blir visuellt synlig i realtid för alla deltagare. Man kan ge input och följa med i vad som genomförs av de beslut som beslutas på möten. Det finns inget mer otillfredsställande än att spendera timmar i möten som sedan ”rinner ut i sanden”.
Vad i Invonos mötesmodul upplever ni ger mest effekt i bolag som växer snabbt eller har externa investerare och professionella styrelser?
- När man växer snabbt så är det svårt lyfta blicken och fokusera på det som krävs på sikt. Man arbetar ofta med kapitalpress och tidspress vilket gör att man som grundare och CEO inte har ”överskott” till att göra allting ”by the book”. Vår rekommendation till snabbväxande företag är att delegera.
- Sätt in en person i styrelsen som ansvarar för kapitalanskaffningsfrågorna. Vilket kapital skall tas in? Hur skall kapitalet tas in? Och viktigast av allt driva processen med att ta in kapitalet så att den operative ledningen kan fokusera på att driva det värdeskapande arbetet som förutsätts för att kunna skapa investeringsvilja.
- Sätt även in en person som dels driver styrelsearbetet och vilka frågor som skall prioriteras på respektive möte. Denna person skall även ansvara för ägarkommunikation så att ägarna får löpande information, att aktieboken håll uppdaterad och att ägarna känner sig delaktiga och respekterade.
- Dessa båda personer kommer att arbete betydligt mer än vad ett normalt styrelseuppdrag förutsätter och skall därmed incentiveras för att vara beredda lägga de timmar som krävs. Det kan ske genom konsultarvode per timme, kontant eller sweat equity.
- Som styrelseordförande i ett snabbväxande bolag så skall man agera ”buffert” mellan bolagsledning och investerare/aktieägare. Om varje investerare och aktieägare skall ha möjlighet dra bolaget i sin riktning och driva det de anser vara prioritet så splittras ledningen och fokus i organisationen vilket skapar kaos. Utforma ett tydligt (kort) ägardirektiv som gäller och kommuniceras med ledningen. Om ägarna vill så kan man med demokratiska diskussioner inför eller på bolagsstämman ändra i ägardirektivet.
4. Dokumentmodulen – ordning, säkerhet och tillgänglighet
Kort introduktion:
Bolag samlar snabbt på sig kritiska dokument: aktieägaravtal, styrelseprotokoll, emissionsunderlag och avtal. Invonos dokumentmodul är byggd för bolagsstyrning – inte generell filhantering.
Intervjufrågor:
Många bolag använder idag generella molntjänster för dokument. Vad är den största skillnaden när dokumenthanteringen istället är direkt kopplad till bolagets ägare, styrelse och historik i Invono One?
- Största skillnaden är att vårt system ligger bakom en rigid och överskådlig behörighetsstruktur samt att dokument är enkla att hitta även när man är 5, 10 eller 25 personer som skall hitta ett specifikt dokument.
- Vårt system bygger på samma princip som ett bokföringssystem. Om du bokför alla kostnader på ett konto med en kontosträng så blir det svårt följa upp månadsbokslutet. Samma sak gäller i vår dokumentmodul. Du ges möjlighet att koppla en massa metadata till varje dokument som gör att det blir enkelt att hitta dokumentet. Det blir enkelt följa upp då arbetsgruppens alla kommentarer ligger på dokumentet, inga fler mail, notislappar eller anteckningar som glöms bort när ett avtal skall uppdateras. Du delegerar till och med arbetsuppgifter på dokumentnivå.
- Du bygger till exempel enkelt en avtalsreskontra som delas med ekonomiavdelningen, VD och alla säljare. Nya avtals laddas upp med rätt behörigheter och byter inte plats ens under signeringsprocessen.
- Viktiga dokument och avtal ligger enkelt nåbart i realtid för alla. Aktieägare, styrelse, revisor, VD, ekonomiavdelning, inköpsavdelning, försäljningsavdelning etc.
Hur bidrar dokumentmodulen till att minska personberoende och operativ risk i bolag där mycket kunskap annars sitter “i huvudet” på grundare eller CFO?
-
Det finns undersökningar som visar hur mycket tid som spenderas på att leta efter rätt version av dokument, efter den e-signerade versionen. Det finns också undersökningar som visar på vad man tappar i organisationer som inte känner att de är rätt informerade eller har tillgång till rätt beslutsunderlag. Det behövs inga %-siffror för att förstå värdet i att organisationen eller aktieägarna arbetar effektivt och känner sig delaktiga i verksamhetens utveckling.
-
När en person slutar i ett bolag så ger man dem ofta uppdraget att överlämna till efterträdaren. En person som skall sluta har alltid delvis checkat ut. Det är betydligt smartare att ha rutiner och dokumentation på plats medan organisationens personal fortfarande är anställda och engagerade. Precis som ett ekonomisystem inte sätter upp sig själv eller sköter sig själv så gäller samma sak för ett dokumenthanteringssystem. Det krävs ledning, struktur och uppföljning. Men den dagen ett bolag skall säljas så kan det vara skillnad mellan affär eller ingen affär. Det kan och de ett par multiplar extra om köparen upplever minskad risk i förvärvet. För varje år ett bolag växer så ökas svårigheten exponentiellt med att efterkostrurera ett dokumentsystem. I stället för att bara lagra ned dokumentet på rätt ställe en gång så skall man i efterhand försöka spåra upp dokumentet, avgöra om det är rätt version samt sätta sig in i dokumentets innehåll för att kunna sätta korrekt metadata. Ett merarbete som man inte har råd med varken idag eller imorgon men imorgon kostar det 10 gånger mer.
5. E-signeringsmodulen – juridisk trygghet utan friktion
Kort introduktion:
Snabba beslut kräver snabba, men korrekta, underskrifter. Invonos e-signering är integrerad i bolagsprocesserna – inte ett fristående verktyg.
Intervjufrågor:
Vad är fördelen med att e-signering är en naturlig del av Invono One, snarare än en extern tjänst som kopplas på i efterhand?
-
E-signeringsmodulen i Invono One är egenutvecklad och vi fortsätter att utveckla den baserat på de kundönskemål som kommer in. Vi kallar det vi utvecklat för smart e-signering.
-
E-signeringen är idag kopplad till mötesmodulerna, dokumentmodulen samt emissionsmodulen. Vi kopplar löpande på fler funktioner och moduler.
-
Den följer alla krav enligt eIDAS.
-
Dokumentet byter aldrig plats. Du laddar upp dokumentet en gång, ger rätt behörigheter och initierar e-signering. Den som signerar får automatiskt en kopia med mejlen men även i sin personliga dokumentyta i Invono One [Mina dokument/e-signerade dokument].
I vilka situationer ser ni att e-signeringsmodulen ger störst affärsnytta för entreprenörer – styrelsebeslut, emissioner eller ägarrelaterade avtal?
E-signering är idag ett naturligt val för alla dokument som skall signeras. Om du använder Invono One så ingår e-signeringsmodulen. E-signeringen är en integrerad del av arbetsflödet i Invono One och därför blir det naturligt använda det stöd och den effektivisering det innebär när man väl kommit in i den produktpalett som Invono One erbjuder.
Avslutande helhetsfråga
Om du sammanfattar Invono One med ett entreprenörsperspektiv: vad är den största vinsten med att samla ägarbild, emissioner, möten, dokument och signering i ett och samma system – istället för att hantera dem var för sig?
Invono One kostar fullt använt – en kopp kaffe om dagen. Du får tillgång till det enda kompletta systemet på marknaden. Ett inlogg – obegränsat antal Aktieägare, obegränsat antal Team och Medlemmar.
Systemet är byggt för att skapa ett sömlöst arbete mellan hela kedjan från investerare – aktieägare – styrelse – ledning – övriga intressenter.
Vi hjälper dig att skapa engagemang, tidsbesparing och förtroende hos aktieägare, styrelse, ledning, revisor, långivare och övriga intressenter till bolaget.
Du växer snabbt in i de funktioner du har behov av just nu – du växer aldrig ur systemet. Inga bindningstider.
Om vi inte är det mest relevanta systemet så är du fri att gå.
Med vänlig hälsning
Torbjörn Lindgren
Founder och CEO på Invono AB (publ)
EMISSIONENS FÖRSIDA TECKNA MED BANK ID HÄR »
Observera: Våra utskick innehåller varken spam eller externa tredjepartsannonser.
Vänliga hälsningar,
Petter Hedberg